Nhân viên thu mua là gì?

Bộ phận thu mua (Purchasing) là bộ phận chịu trách nhiệm các hoạt động liên quan đến giao dịch hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Bộ phận này góp vai trò quan trọng trong việc duy trì nguồn cung đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.

Nhân viên thu mua là người chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn cung với giá và chất lượng tốt nhất, đảm bảo nguồn cung đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Việc tìm kiếm được nguồn cung tốt sẽ mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Có thể nói nhân viên thu mua chiếm vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp. Có thể nói công việc của nhân viên thu mua là công việc cốt lõi ban đầu của chuỗi sản xuất.

Công việc chính của nhân viên thu mua

Công việc của nhân viên thu mua là những công việc liên quan đến mua hàng, thu thập hàng hóa. Đây là công việc quan trọng và có thể nói rằng là một trong những phần chiến lược của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc một phần vào hoạt động thu mua. 

Sau đây là một số công việc của nhân viên thu mua, họ có rất nhiều công việc khác nhau nhưng những công việc chính thì như sau:

- Lên danh sách ưu tiên và lập kế hoạch cho những hoạt động liên quan đến thu mua, song song với việc trao đổi cũng như làm việc trực tiếp với các phòng ban liên quan như phòng sản xuất và kế hoạch

- Song song với việc đưa ra yêu cầu sau khi đánh giá kế hoạch thì cần quản lý quá trình lựa chọn, mua hàng

- Cung cấp bằng văn bản hoặc những thông tin cần thiết để đáp ứng cho phía nhà cung cấp 

- Theo dõi và ứng phó kịp thời trong trường hợp sự cố khi đơn hàng gặp trục trặc

- Xác nhận và theo dõi đơn đặt hàng đúng thời gian sản xuất, chi phí giao hàng và thời điểm giao

- Cập nhật, đánh giá, duy trì đơn hàng cho đến khi kết thúc

- Đảm bảo đơn đặt hàng đúng và tuân thủ theo đúng thỏa thuận được ký trong hợp đồng 

- Thực hiện và xác định hiệu quả công việc tối ưu

- Trong quá trình giải quyết và tiếp nhận hóa đơn, cần quản lý được đội ngũ nhân viên logistic, tài chính để tránh sai lệch về số.

Mức lương của nhân viên thu mua

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà mức lương của nhân viên thu mua sẽ có sự khác nhau. Ngoài ra còn tùy thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của nhân viên mà sẽ có mức lương tương xứng.

- Mức lương từ 7 đến 10 triệu đồng/tháng: Đây là mức lương trung bình trên thị trường, dành cho nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế.

- Mức lương từ 12 đến 15 triệu đồng/tháng: Đây là mức lương dành cho nhân viên đã có kinh nghiệm từ 3 đến 5 năm hoặc hơn.

Việc làm Nhân viên Thu mua

Những yêu cầu cho vị trí nhân viên thu mua

1. Kiến thức/ Trình độ

Không mang tính đặc thù thuộc ngành Logistic/ xuất nhập khẩu, nhân viên thu mua không cần quá giỏi hay phải đáp ứng đúng các yêu cầu tuyển dụng khắt khe về kiến thức chuyên môn. Một nhân viên thu mua cần hiểu biết và hoàn thành được các nghiệp vụ như thủ tục hải quan, ngoại thương…

Thậm chí, có một vài nhà tuyển dụng còn muốn tuyển dụng được những ứng viên có kinh nghiệm về việc thỏa thuận giá, tìm kiếm nguồn hàng, những kiến thức thực tế liên quan đến nguyên vật liệu (thông tin, giá cả) để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. 

2. Kỹ năng

Bên cạnh đó, bạn cần có các kỹ năng như đàm phán, giao tiếp, sáng tạo, quản lý tài chính/hợp đồng, có tinh thần học học và biết về thị trường để có thể thành công hơn trong công việc thu mua.

Ngoài ra, nếu muốn thành công trong sự nghiệp Thu mua, bạn cũng cần phải biết kỹ năng quản lý tốt các mối quan hệ với các kỹ năng thu mua truyền thống… 

Cơ hội triển vọng cho vị trí nhân viên thu mua

Được đánh giá là một trong những ngành nghề sẽ phát triển mạnh mẽ trong tương lai tại Việt Nam. Bởi công việc tìm kiếm nguồn hàng cũng như đánh giá, đàm phán giá cả giữ mức độ tác động đến hoạt động kinh doanh nhất định.

Thậm chí, tại một vài doanh nghiệp, nhân viên thu mua còn giữ vai trò quyết định công ty sẽ kinh doanh thành công hay thất bại. Vai trò của nhân viên thu mua ngày càng trở nên quan trọng hơn vì sự phát triển của nền kinh tế nên mức lương dành cho vị trí này cũng gọi là khá hậu hĩnh.

Lưu ý trong ngành nghề thu mua

Để trở thành một nhân viên thành công trong nghề Thu mua, bạn cần phải hiểu được những nguyên tắc cơ bản nhất chính là hàng hóa cần phải được mua với mức giá/ chi phí tốt nhất để mang đến lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp.

Và việc quản lý bộ phận thu mua sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn có phương tiện trợ giúp là các số liệu phân tích rõ ràng khi thu mua. Bạn có thể hoàn toàn lấy được những số liệu này dựa trên nhu cầu được xác định bởi chính doanh nghiệp của bạn. 

Phương pháp mà bạn có thể sử dụng với mong muốn đảm bảo được việc thu mua hàng ngày tốt nhất chính là sử dụng những thủ tục, quy tắc đã có sẵn trước đó. Từ đó, hạn chế các yêu cầu mua hàng và đơn đặt mua hàng đã từng thỏa thuận trước đó.

Thông thường, yêu cầu mua hàng đến từ các nhân sự (không thuộc bộ phận phòng thu mua) trong công ty khi họ đang cần đến một sản phẩm cụ thể nào đó phục vụ cho công việc họ đang làm. 

Tại các doanh nghiệp lớn, họ thường sử dụng hệ thống máy tính để quản lý việc thu mua, tránh các tình trạng dồn việc hay khó thống kê dữ liệu vì có quá nhiều đơn đặt hàng. Một phần cũng chính là họ muốn tiết kiệm thời gian của chu kỳ đặt hàng cũng như thống nhất, đàm phán về giá cả nhanh gọn hơn.

Việc làm Nhân viên Thu mua

Mỗi vị trí công việc đều có những yêu cầu cũng như lợi ích khác nhau. Chính vì vậy nếu mong muốn trở thành một người thành công trong ngành nghề thu mua, bạn cần phải hiểu những kỹ năng, kiến thức cần trau dồi cũng như cẩn thận, tỉ mỉ trong từng bước đi.